Puedes tener un catering excelente y buenas atracciones. Pero basta con que un invitado se tope con una barrera que nadie vio. Un escalón delante del fotomatón. Botones demasiado altos. Una música de la que no hay forma de descansar. Ese invitado se siente excluido y el presupuesto invertido en unir al equipo no cumple su función. Y una historia así puede acabar en redes sociales.
La accesibilidad y la inclusión ya no son una cuestión de cortesía. En muchas empresas forman parte de la política de diversidad e igualdad de trato. También son parte de una producción profesional y de la gestión de riesgos. Pasar por alto este tema puede dañar la reputación de tu cliente.
Cuando el lema «un evento para todos» no se cumple
Diseñar un evento solo desde la perspectiva de una persona sin ninguna limitación es una trampa. Todo parece correcto sobre el plano, pero en el lugar aparecen tres riesgos concretos:
- El objetivo del evento. El evento tenía que unir y acaba dividiendo. Parte de los invitados se queda al margen. El objetivo no se cumple.
- La marca empleadora. El descontento de los asistentes llega rápido a la dirección y estropea la percepción de todo el evento. Las opiniones sobre el empleador llegan fácilmente a internet, por ejemplo a LinkedIn.
- La imagen. Un relato sobre un evento inaccesible puede difundirse en internet. Y entonces la imagen de empresa abierta, sencillamente, se derrumba.
Tres áreas que conviene revisar
En lugar de pensar en «necesidades especiales», aplica el diseño universal. Desde el principio planificas todo para que lo pueda usar el mayor número posible de personas. A continuación, una lista de comprobación.
Espacio y movilidad
- Acceso a la sala. Comprueba que en todas partes hay rampas y no solo escaleras. Los pasos entre las mesas y las atracciones deben tener más de 90 cm de ancho. El suelo y las moquetas tienen que ser estables y no dificultar el paso de una silla de ruedas.
- Acceso a las atracciones. Pregunta directamente al proveedor: ¿se puede subir a la plataforma del Fotomatón 360° desde el nivel del suelo o hay que salvar un escalón? ¿Los botones del muro interactivo están al alcance de una persona sentada? ¿Se puede adaptar el puesto de VR a una persona en silla de ruedas?
- Señalización. Los carteles deben ser grandes, legibles y estar colgados a la altura adecuada. Usa colores de alto contraste.
Sonido, luz y estímulos
- Intensidad de los estímulos. Evita los sonidos fuertes y repentinos y las luces estroboscópicas. Pueden ser un problema, por ejemplo, para personas dentro del espectro autista o con epilepsia.
- Zona tranquila. Merece la pena planificarla. A ser posible, como una sala aparte y bien señalizada, no un rincón del salón de baile. Dentro: asientos cómodos, luz tenue, agua y silencio.
Consejo
Planifica un inicio tranquilo, por ejemplo la primera hora del evento con la música baja y una luz suave. Menciónalo en la invitación. Los invitados verán enseguida que has pensado en todos.
Comunicación y libertad de participación
- Instrucciones claras. Las reglas de los juegos deben ser breves, sencillas y apoyadas con iconos. Envía la agenda con antelación para que los asistentes sepan qué esperar.
- Participación voluntaria. La atracción tiene que ser una invitación, no una obligación. Los formatos basados en la creación conjunta, como un mosaico de fotos, son más amables que una competición pública en el escenario.
Atracciones que puede disfrutar cualquiera
- Muro de grafiti digital. Da espacio a la creatividad sin barreras físicas. Su uso es intuitivo y no exige fuerza ni movimientos precisos.
- Mesas y suelos interactivos. Cada uno juega a su manera. No hace falta estar de pie en un sitio fijo y varias personas pueden jugar a la vez en el mismo puesto, sea cual sea su movilidad.
- FotoMozaika en directo. Basta con hacerse una foto. Todo el mundo puede participar y la imagen final es una obra conjunta de todo el equipo.
- Talleres que implican los sentidos, por ejemplo la creación de perfumes. Se basan en el olfato y el tacto, no solo en la vista y el oído. Por eso también pueden ser una buena elección para personas ciegas o con baja visión.
Un equipo que sabe cómo ayudar
Un espacio bien diseñado no basta si el personal no está preparado. Antes del evento, haz un briefing con el equipo. Muestra cómo hablar de las personas poniendo a la persona por delante de la discapacidad («persona en silla de ruedas», no «discapacitado»). Enseña a ofrecer ayuda con discreción y respeto antes de que alguien tenga que pedirla.
La accesibilidad habla de la calidad de la producción
Un evento inclusivo no es más difícil. Simplemente está mejor pensado. El cliente ve que cuidas de su marca y de todos los asistentes, y el riesgo de un patinazo disminuye. Las empresas hablan cada vez más de apertura, y un evento demuestra rápido si detrás hay decisiones concretas.
Al elegir socios y proveedores, pregunta por la accesibilidad. Sus respuestas dirán mucho de cómo trabajan.
Diseñemos un evento que puedan disfrutar todos los invitados
Descríbenos el lugar, el número de invitados y las atracciones que estás valorando. Te ayudaremos a detectar dónde pueden aparecer barreras y a elegir soluciones que pueda usar cualquiera. Escríbenos.
