Ni la mejor atracción sirve de nada si la gente hace cola o no sabe qué hacer. Tampoco si un pequeño problema técnico paraliza toda la zona. Tener un plan B no es pesimismo. Es el estándar de una buena producción. Protege el presupuesto y la imagen del organizador.
La mayoría de las «averías» en los eventos no tienen que ver con los equipos, sino con la logística. Falta de espacio. Una entrada a la zona que no se entiende. Cables mal tendidos. Nadie que atienda el puesto. Una actividad que dura demasiado. Todo eso se puede prever y resolver antes de empezar.
Intenta pensar en la atracción como en un proceso. La gente se acerca, entiende las reglas, juega, termina y deja sitio a los siguientes. Si alguna etapa se atasca, la cola crece. Y una cola significa que los invitados pierden el tiempo en lugar de disfrutar del evento.
Cómo prever una cola antes de que aparezca
El error más frecuente es suponer que «irá bien, porque a la gente le gustará». Solo irá bien si la capacidad se ajusta al número de invitados y a la duración de las pausas.
Si la actividad dura 2 minutos, en teoría un puesto atiende a 30 personas por hora. En la práctica, a menos, porque se suman pausas, explicaciones de las reglas y el cambio de participante. Con 300 invitados y 2 horas, un solo puesto no da abasto.
Para un cálculo rápido, parte de una hipótesis prudente. Una persona necesita entre 3 y 4 minutos desde que se acerca hasta que se va. Eso incluye las preguntas, las instrucciones y dejar el puesto. Así, un puesto atenderá más bien a entre 15 y 20 personas por hora. Esta cifra refleja mejor lo que pasa en un evento.
Otra cuestión son los picos. Si todo el mundo tiene la pausa a la misma hora, la capacidad se calcula por pausa, no por día entero. A veces es mejor poner la actividad en dos sitios que montar una gran atracción con una cola delante.
Electricidad y espacio: el mínimo imprescindible
- Un enchufe de 230 V en un lugar razonable, con los cables tendidos de forma segura.
- Entrada y salida separadas en la zona, para que la gente no bloquee el paso.
- Visibilidad, si la atracción tiene que atraer a los invitados y no solo estar en un rincón.
Una atracción colocada en una zona de paso molesta a los invitados. Además, el personal del recinto puede pedir que se traslade la zona en pleno evento. Eso es lo que quieres evitar. Por eso, comprueba antes por dónde pasa la gente y dónde se forman aglomeraciones.
Deja también un margen. Junto al puesto debería haber sitio para que esperen 2 o 3 personas. Sin ese margen, la cola se desparrama por la sala y bloquea el acceso a otras zonas.
Qué debe incluir el plan de contingencia
El plan B no tiene por qué ser complicado. Basta con que responda a tres preguntas. ¿Qué hacemos cuando crece la cola? ¿Qué hacemos ante una avería? ¿Quién toma la decisión in situ?
Lo que más ayuda suelen ser tres cosas. Una persona extra para atender la zona. Una actividad sencilla de reserva para el tiempo de parada. Un procedimiento claro para decidir cuándo se detiene o se traslada la zona.
Un ejemplo de plan B para las colas: cuando esperan más de 6 personas, acortamos la duración de cada intento. O introducimos rotación: dos intentos y cambio. Es mejor que esperar a que la cola «se disuelva sola».
Un ejemplo de plan B para una avería: si el problema no se puede resolver en 5 minutos, la zona pasa a modo exhibición o demo. El personal dirige a la gente a otro punto. Los invitados no tienen por qué saber que es un plan de emergencia. Tienen que seguir pasándolo bien.
Qué acordar con el proveedor antes del evento
Asegúrate de que alguien se encarga de la técnica y la coordinación in situ. Si quieres olvidarte de ello, echa un vistazo al servicio técnico para eventos TechCoord.
Una buena producción consiste en anticiparse, no en apagar fuegos. Con un plan B puedes ocuparte de los invitados y no de los cables.
Acuerda también quién decide cambiar la disposición de la zona, acortar las rondas o detener la actividad un momento. Si nadie tiene ese papel, las decisiones se aplazan y el problema crece.
No olvides la comunicación con los invitados. Incluso una información breve del tipo «duración de cada partida: unos 2 minutos» reduce la frustración. La gente lleva mejor la espera cuando sabe cuánto va a durar.
Señales de alerta durante el evento
- Los invitados miran, pero nadie se acerca. La barrera de entrada es demasiado alta.
- La cola se dispara después de una pausa. Hay que acortar la duración de cada intento o repartir el flujo de gente.
- El personal explica lo mismo una y otra vez. Las instrucciones son demasiado largas y hay que simplificarlas.
Reacciona rápido. Es mejor hacer un pequeño cambio a los 20 minutos que pasarte toda la noche lidiando con un problema que todo el mundo ve.
Organicemos las zonas y el plan de contingencia de tu evento
Cuéntanos cuántos invitados habrá, cuál es el formato y dónde se celebra el evento. Te aconsejaremos cómo distribuir las zonas, calcular la capacidad y preparar un plan B para que las atracciones funcionen del primer al último minuto. Ponte en contacto con nosotros.
