Cichy błąd, który psuje event: jak projektować atrakcje dla wszystkich gości

Możesz mieć świetny catering i dobre atrakcje. Wystarczy jednak, że gość trafi na barierę, której nikt nie zauważył. Schodek przed fotobudką. Przyciski za wysoko. Muzyka, od której nie da się odpocząć. Taki gość czuje się pominięty, a budżet wydany na integrację nie spełnia swojej roli. Taka historia potrafi też trafić do social mediów.

Dostępność i inkluzywność to dziś nie kwestia uprzejmości. W wielu firmach to część polityki różnorodności i równego traktowania. To także element profesjonalnej realizacji i zarządzania ryzykiem. Pominięcie tego tematu może uderzyć w reputację Twojego klienta.

Kiedy hasło „event dla wszystkich” nie ma pokrycia

Projektowanie eventu tylko z perspektywy osoby w pełni sprawnej to pułapka. Wszystko wygląda dobrze na planie, a na miejscu pojawiają się trzy konkretne ryzyka:

• Cel wydarzenia. Event miał integrować, a dzieli. Część gości stoi z boku. Cel nie zostaje osiągnięty.
• Marka pracodawcy. Niezadowolenie uczestników szybko dociera do zarządu i psuje odbiór całego wydarzenia. Opinie o pracodawcy łatwo trafiają do sieci, na przykład na LinkedIn.
• Wizerunek. Relacja o niedostępnym evencie może się rozejść w internecie. Wtedy obraz firmy jako otwartej po prostu się sypie.

Trzy obszary, które warto sprawdzić

Zamiast myśleć o „specjalnych potrzebach”, zastosuj projektowanie uniwersalne. Od początku planujesz wszystko tak, żeby mogło z tego skorzystać jak najwięcej osób. Poniżej lista do sprawdzenia.

Przestrzeń i poruszanie się

• Dostęp do sali. Sprawdź, czy wszędzie są podjazdy, a nie tylko schody. Przejścia między stołami a atrakcjami powinny mieć ponad 90 cm szerokości. Podłoga i wykładziny muszą być stabilne i nie utrudniać jazdy wózkiem.
• Dostęp do atrakcji. Zapytaj dostawcę wprost: czy na platformę Fotobudki 360° da się wjechać z poziomu podłogi, czy trzeba wejść na stopień? Czy przyciski na interaktywnej ścianie są w zasięgu ręki osoby siedzącej? Czy stanowisko VR można dostosować do osoby na wózku?
• Oznakowanie. Drogowskazy powinny być duże, czytelne i powieszone na odpowiedniej wysokości. Użyj kolorów o wysokim kontraście.

Dźwięk, światło i bodźce

• Natężenie bodźców. Unikaj nagłych, głośnych dźwięków i świateł stroboskopowych. Mogą być problemem na przykład dla osób w spektrum autyzmu albo z padaczką.
• Strefa wyciszenia. Warto ją zaplanować. Najlepiej jako osobne, jasno oznaczone pomieszczenie, a nie kąt sali balowej. W środku: wygodne siedzenia, przygaszone światło, woda i cisza.

Wskazówka

Zaplanuj spokojny początek, na przykład pierwszą godzinę eventu z przyciszoną muzyką i łagodnym światłem. Napisz o tym w zaproszeniu. Goście od razu widzą, że pomyślałeś o wszystkich.

Komunikacja i swoboda udziału

• Jasne instrukcje. Zasady gier powinny być krótkie, proste i wsparte ikonami. Agendę wyślij wcześniej, żeby uczestnicy wiedzieli, czego się spodziewać.
• Udział z wyboru. Atrakcja ma być zaproszeniem, nie obowiązkiem. Formy oparte na wspólnym tworzeniu, jak mozaika ze zdjęć, są bardziej przyjazne niż publiczna rywalizacja na scenie.

Atrakcje, z których skorzysta każdy

• Cyfrowa ściana graffiti. Daje miejsce na twórczość bez barier fizycznych. Obsługa jest intuicyjna i nie wymaga siły ani precyzyjnych ruchów.
• Interaktywne stoły i podłogi. Każdy gra na swoich warunkach. Nie trzeba stać w jednym miejscu, a przy stanowisku może bawić się kilka osób naraz, niezależnie od sprawności ruchowej.
• FotoMozaika na żywo. Wystarczy zrobić zdjęcie. Każdy może wziąć udział, a gotowy obraz jest wspólnym dziełem całego zespołu.
• Warsztaty angażujące zmysły, na przykład tworzenie perfum. Opierają się na zapachu i dotyku, a nie tylko na wzroku i słuchu. Dlatego mogą być dobrym wyborem także dla osób niewidomych i słabowidzących.

Zespół, który wie, jak pomagać

Dobrze zaprojektowana przestrzeń nie wystarczy, jeśli obsługa nie jest przygotowana. Przed eventem zrób briefing dla personelu. Pokaż, jak mówić o ludziach, stawiając osobę przed niepełnosprawnością („osoba na wózku”, a nie „niepełnosprawny”). Naucz, jak dyskretnie i z szacunkiem proponować pomoc, zanim ktoś musi o nią prosić.

Dostępność świadczy o jakości realizacji

Inkluzywny event nie jest trudniejszy. Jest po prostu lepiej przemyślany. Klient widzi, że dbasz o jego markę i o wszystkich uczestników, a ryzyko wpadki maleje. Firmy coraz częściej mówią o otwartości, a event szybko pokazuje, czy stoją za tym konkretne decyzje.

Wybierając partnerów i dostawców, pytaj o dostępność. Ich odpowiedzi dużo powiedzą o tym, jak pracują.

Zaprojektujmy event, z którego skorzystają wszyscy goście

Opisz miejsce, liczbę gości i atrakcje, które bierzesz pod uwagę. Pomożemy sprawdzić, gdzie mogą pojawić się bariery, i dobrać rozwiązania, z których skorzysta każdy. Napisz do nas.