Verlosung auf dem Event: Gäste anziehen und Leads rechtssicher sammeln

Ein Messestand kostet viel Geld, und die Besucher gehen oft einfach vorbei. Sie werfen einen Blick auf die Roll-ups, nehmen einen Kugelschreiber und einen Flyer. Und sind verschwunden, bevor der Vertrieb sie begrüßen kann. Das kennt fast jeder Aussteller.

In einer Halle voller Konkurrenz muss man um Aufmerksamkeit kämpfen. Eine gut durchdachte Verlosung – in der Praxis ein Gewinnspiel – hält Menschen am Stand. Sie gibt ihnen einen Grund, näherzukommen, und Ihnen einen Grund, nach Kontaktdaten zu fragen. Unter einer Bedingung: Sie sammeln die Daten rechtskonform.

In diesem Beitrag gehen wir den gesamten Prozess durch. Von der Wahl der Mechanik über die Logistik bis zu Teilnahmebedingungen und DSGVO. Den letzten Teil sollten Sie am ernstesten nehmen.

Warum eine Verlosung auf dem Event immer noch funktioniert

Messebesucher haben genug von Bildschirmen und Flyern. Ein einfaches Spiel am Stand funktioniert, weil dabei etwas passiert. Konkret bringt es Ihnen vier Dinge.

• Geschäftskontakte. Meist Ziel Nummer eins. Sie bitten nicht einfach so um eine Visitenkarte. Sie bieten eine Gewinnchance im Tausch gegen Daten. Mit einem gut aufgebauten Formular können Sie dabei auch DSGVO-konforme Marketing-Einwilligungen einholen.
• Frequenz am Stand. Eine Menschenmenge zieht weitere Menschen an. Das Geräusch des Glücksrads, Rubbellose oder eine öffentliche Ziehung halten Vorbeigehende auf. Ihr Team hat dann Zeit, ein Gespräch zu beginnen.
• Markenbekanntheit. Gewinn und Spaß werden mit Ihrem Logo verbunden. Gäste machen Fotos und teilen sie in den sozialen Medien.
• Abgrenzung. Wenn drei benachbarte Stände gleich aussehen, gehen die Leute dorthin, wo etwas passiert.

Mechaniken: vom Visitenkarten-Glas bis zum Formular per QR-Code

Der Begriff „Verlosung“ umfasst mehrere verschiedene Mechaniken. Die Wahl hängt von Ziel, Budget und davon ab, wen Sie anziehen möchten.

1. Das Glas für Visitenkarten

Der Gast wirft seine Visitenkarte in ein Glasgefäß. Am Ende des Tages ziehen Sie einen Gewinner.

• Vorteile: sehr einfach, keine Technik nötig.
• Nachteile: ein DSGVO-Problem. Eine Visitenkarte enthält personenbezogene Daten, und wer sie einwirft, willigt damit nicht in einen Newsletter ein. Außerdem muss jemand die Daten später von Hand ins CRM übertragen. Dieses Modell empfehlen wir nicht.

2. Sofortgewinn: Glücksrad und Rubbellose

Hier weiß der Gast sofort, ob er gewonnen hat. Ein sofortiges Ergebnis wirkt stärker als eine Ziehung in ein paar Stunden.

• So funktioniert es: Der Gast füllt ein Formular auf einem Tablet aus, gibt seine Daten an und setzt die Häkchen für die Einwilligungen. Dafür darf er am Rad drehen oder bekommt ein Rubbellos.
• Vorteile: viel Gelächter und Bewegung am Stand. Selbst ein kleiner Preis freut, z. B. ein Rabatt oder ein Firmen-Gadget. Die Daten landen sofort im System.

3. Digitales Gewinnspiel: QR-Code und Event-App

Der Gast scannt einen QR-Code am Stand. Er landet auf einer eigens für das Gewinnspiel erstellten Seite.

• So funktioniert es: Er gibt seine Daten an, z. B. die geschäftliche E-Mail-Adresse, und beantwortet eine einfache Gewinnspielfrage.
• Vorteile: Alles läuft automatisch. Die Daten sind sauber und landen direkt im CRM oder im Marketing-Automation-System. DSGVO-Einwilligungen holen Sie über klare Checkboxen ein.

4. Gewinnspiel in den sozialen Medien

Diese Mechanik verbindet den Stand mit dem, was online passiert.

• So funktioniert es: „Machen Sie ein Foto an unserem Stand, posten Sie es auf Instagram oder LinkedIn, markieren Sie uns und fügen Sie den Event-Hashtag hinzu. Das beste Foto gewinnt.“
• Vorteile: Reichweite, Interaktion unter den Posts und Inhalte, die die Teilnehmenden selbst erstellen.
• Nachteile: Harte Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen sind schwerer zu bekommen. Eher ein Werkzeug für mehr Bekanntheit.

Organisation Schritt für Schritt

Die Mechanik steht. Jetzt geht es an die Umsetzung.

Schritt 1: Ziel und Preise

Bevor Sie ein Rad bestellen, klären Sie, was Sie erreichen wollen.

• Viele Kontakte, egal von wem?
• Weniger Kontakte, aber nur von Marketingleitern?
• Oder einfach Frequenz am Stand und Erwähnungen in den sozialen Medien?

Vom Ziel hängt der Preis ab. Er soll Ihre Zielgruppe anziehen, nicht jeden. Wenn Sie B2B-Software verkaufen, lockt das neueste Smartphone jeden an. Ein besserer und oft günstigerer Magnet für die richtigen Personen ist ein Jahresabo Ihres Produkts oder ein kostenloses Audit.

Schritt 2: Logistik und Stand

Die Verlosung darf nicht in der Ecke stehen. Sie soll der Punkt sein, der Menschen im Gang aufhält. Achten Sie auf drei Dinge.

• Sichtbarkeit: großer Bildschirm, ein Rad in Ihren Farben, gutes Licht.
• Technik: stabiles Internet, Tablets für die Registrierung, QR-Code-Scanner.
• Personal: eine Hostess oder ein Vertriebsmitarbeiter, der aktiv zum Spielen einlädt, statt hinter dem Tresen zu warten.

Schritt 3: Promotion vor und während des Events

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Gäste Sie von selbst finden.

• Vor dem Event: Kündigen Sie in den sozialen Medien und im Newsletter an, dass es an Ihrem Stand ein Gewinnspiel gibt. Nennen Sie die Standnummer.
• Während des Events: Laden Sie aktiv ein, zeigen Sie Live-Berichte, bitten Sie den Veranstalter um eine Erwähnung von der Bühne.

Schritt 4: Die Abschlussziehung

Wenn die Preise nicht sofort vergeben werden, ist das Finale Ihr Moment. Kündigen Sie es eine Viertelstunde vorher laut an. Versammeln Sie die Leute am Stand und nehmen Sie das Mikrofon in die Hand. Filmen Sie die Bekanntgabe des Gewinners – das ist später für die Kommunikation nützlich.

Recht und DSGVO: Hier passiert am leichtesten ein teurer Fehler

Lesen Sie diesen Teil aufmerksam. Fehler bei den Vorschriften können zu einer Kontrolle und einer Geldstrafe führen. Unten finden Sie allgemeine Grundsätze, die sich auf das polnische Recht beziehen. Lassen Sie Mechanik und Teilnahmebedingungen vor dem Start jeder Aktion von einem Juristen prüfen.

Wann eine Verlosung ein Glücksspiel ist

Wenn allein der Zufall über den Gewinn entscheidet, kann das Spiel unter das polnische Glücksspielgesetz fallen. Eine Werbelotterie erfordert dann Formalitäten und eine Genehmigung.

Deshalb ist es auf einem Event meist besser, ein Gewinnspiel zu veranstalten. Dabei entscheidet eine Aufgabe über den Gewinn, nicht das Los allein. Zum Beispiel:

• eine kreative Antwort auf die Frage „Wie hilft Ihnen unser Produkt bei der Arbeit?“,
• schätzen, wie viele Kronkorken in einem Glas sind,
• am schnellsten ein magnetisches Firmenpuzzle legen.

Eine solche Form fällt in der Regel nicht unter die Glücksspielvorschriften. Bei Zufallsmechaniken wie Glücksrad oder Rubbellosen lohnt es sich besonders, mit einem Juristen zu klären, wie man sie gestaltet.

Teilnahmebedingungen, ohne die es nicht losgeht

Selbst das einfachste Gewinnspiel braucht Teilnahmebedingungen. Sie schützen Sie im Streitfall. Sie müssen für jeden Teilnehmenden zugänglich sein, z. B. auf einem Tablet oder über einen Link hinter dem QR-Code.

Was die Teilnahmebedingungen enthalten sollten:

• Name des Gewinnspiels und Angaben zum Veranstalter,
• Dauer und Ort,
• Teilnahmevoraussetzungen – wer teilnehmen darf und wer nicht,
• Regeln und Gewinnspielaufgabe,
• Beschreibung der Preise, ihr Wert und die Regeln zur Besteuerung,
• Art der Gewinnerermittlung – Zusammensetzung der Jury und Bewertungskriterien,
• Art der Bekanntgabe der Ergebnisse und der Preisübergabe,
• Beschwerdeverfahren.

Sie möchten prüfen, ob Sie nichts vergessen haben? Schreiben Sie uns – wir gehen die Mechanik Ihres Gewinnspiels vor dem Start mit Ihnen durch.

So sammeln Sie auf dem Event rechtskonform Daten

Hier irren sich Unternehmen am häufigsten. Eine ins Glas geworfene Visitenkarte ist keine Einwilligung in Marketing. Um Daten rechtskonform zu verarbeiten und einen Newsletter zu versenden, brauchen Sie drei Dinge.

• Ein Formular. Digital oder auf Papier. Der Teilnehmende trägt seine Daten selbst ein.
• Getrennte Einwilligungen. Jede hat eine eigene Checkbox, standardmäßig nicht angehakt. „Ich akzeptiere die Teilnahmebedingungen“ ist Pflicht. „Ich willige in den Erhalt von Werbeinformationen ein“ muss freiwillig sein. Die Teilnahme am Gewinnspiel darf nicht davon abhängen.
• Datenschutzhinweis. Schreiben Sie unter das Formular kurz, wer der Verantwortliche für die Daten ist, zu welchem Zweck sie erhoben werden und welche Rechte der Teilnehmende hat. Fügen Sie einen Link zur Datenschutzerklärung hinzu.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Zu komplizierte Regeln. Wenn die Erklärung länger als eine halbe Minute dauert, gehen die Leute. Es muss einfach sein: ausfüllen, antworten, gewinnen.
• Schwache Preise. Eine Firmentasse oder ein symbolischer Rabatt hält niemanden auf. Setzen Sie auf etwas, das Ihre Gäste wirklich haben wollen.
• Recht und DSGVO ignorieren. Eine Lotterie ohne erforderliche Genehmigung oder Datenerhebung ohne Einwilligungen bedeutet Haftungsrisiko und Strafen.
• Keine Promotion. Ein Gewinnspiel, von dem niemand weiß, zieht niemanden an.
• Kein Kontakt nach dem Event. Die gesammelten Kontakte sind erst der Anfang. Bereiten Sie vorab eine Dankes-Mail und einige weitere Nachrichten vor, die die Beziehung pflegen.

Eine Verlosung funktioniert, wenn ein Plan dahintersteht

Eine Verlosung auf dem Event ist ein Werkzeug, um Kontakte zu gewinnen und Frequenz am Stand zu erzeugen. Sie funktioniert, wenn Sie ein klares Ziel, auf die Zielgruppe abgestimmte Preise und eine reibungslose Logistik haben. Und wenn Sie die Formalitäten im Blick behalten.

Machen Sie statt einer reinen Verlosung ein Gewinnspiel mit Aufgabe. Holen Sie Einwilligungen bewusst und getrennt ein. Dann sind am Stand Menschen – und im CRM Kontakte, mit denen Sie rechtskonform arbeiten können.

Eine Verlosung ohne Stress mit den Formalitäten

Das können wir übernehmen. Wir bereiten Mechanik und Teilnahmebedingungen vor und kümmern uns um die Logistik und die Tools zum Einholen der Einwilligungen. Sehen Sie sich an, wie die Organisation maßgeschneiderter Gewinnspiele aussieht, oder schreiben Sie uns und beschreiben Sie Ihren Stand.