Un stand de feria cuesta bastante, y a menudo los visitantes solo pasan de largo. Echan un vistazo a los roll-ups, cogen un bolígrafo y un folleto. Y desaparecen antes de que el comercial tenga tiempo de saludar. Lo conoce casi cualquier expositor.
En un pabellón lleno de competencia, la atención hay que ganársela. Un sorteo bien pensado (en la práctica, un concurso) detiene a la gente en el stand. Le da un motivo para acercarse y a ti un motivo para pedirle el contacto. Con una condición: que recojas los datos de forma legal.
En este artículo repasamos todo el proceso. Desde la elección de la mecánica, pasando por la logística, hasta las bases y el RGPD. Esta última parte conviene tomársela más en serio que ninguna.
Por qué un sorteo en un evento sigue funcionando
En las ferias, la gente está harta de pantallas y folletos. Un juego sencillo en el stand funciona porque en él pasa algo. En concreto, te da cuatro cosas.
- Contactos comerciales. Suele ser el objetivo número uno. No pides una tarjeta «a palo seco». Das la oportunidad de ganar un premio a cambio de los datos. Un formulario bien planteado permite, de paso, recoger consentimientos de marketing conforme al RGPD.
- Movimiento en el stand. La multitud atrae a más gente. El sonido de La Ruleta de la Fortuna, los rascas o un sorteo público detienen a los que pasan. Tu equipo tiene entonces tiempo para iniciar una conversación.
- Notoriedad de marca. Ganar y divertirse se asocia a tu logo. Los invitados hacen fotos y las suben a redes sociales.
- Diferenciación. Cuando tres stands vecinos se ven iguales, la gente va a donde pasa algo.
Mecánicas: de la pecera de tarjetas al formulario con código QR
La palabra «sorteo» abarca varias mecánicas distintas. La elección depende del objetivo, del presupuesto y de a quién quieres atraer.
1. La pecera de tarjetas de visita
El visitante echa su tarjeta en un recipiente de cristal. Al final del día sorteas un ganador.
- Ventajas: muy sencillo, no necesita ninguna tecnología.
- Inconvenientes: un problema con el RGPD. Una tarjeta de visita son datos personales, y echarla no significa consentir recibir una newsletter. Además, alguien tiene que pasar después los datos a mano al CRM. No recomendamos este modelo.
2. Premio al instante: La Ruleta de la Fortuna y los rascas
Aquí el visitante sabe al momento si ha ganado. Un resultado inmediato tiene más efecto sobre la gente que un sorteo al cabo de unas horas.
- Cómo funciona: el visitante rellena un formulario en una tableta, da sus datos y marca los consentimientos. A cambio, hace girar la ruleta o recibe un rasca.
- Ventajas: muchas risas y movimiento en el stand. Hasta un premio pequeño alegra, p. ej. un descuento o un regalo de la empresa. Los datos llegan directamente al sistema.
3. Concurso digital: código QR y aplicación del evento
El visitante escanea un código QR en el stand. Llega a una página preparada para el concurso.
- Cómo funciona: introduce sus datos, p. ej. su correo profesional, y responde a una pregunta sencilla del concurso.
- Ventajas: todo ocurre de forma automática. Los datos están limpios y van directamente al CRM o al sistema de marketing automation. Los consentimientos del RGPD se recogen con casillas claras.
4. Concurso en redes sociales
Esta mecánica une el stand con lo que ocurre online.
- Cómo funciona: «Hazte una foto en nuestro stand, súbela a Instagram o LinkedIn, etiquétanos y añade el hashtag del evento. La mejor foto gana».
- Ventajas: alcance, actividad en las publicaciones y contenido creado por los propios asistentes.
- Inconvenientes: es más difícil conseguir contactos sólidos, p. ej. correos electrónicos. Es más bien una herramienta para ganar notoriedad.
Organización paso a paso
Ya tienes la mecánica elegida. Ahora hay que llevarla a cabo.
Paso 1: objetivo y premios
Antes de encargar la ruleta, pregúntate qué quieres conseguir.
- ¿Muchos contactos, sin importar de quién?
- ¿Menos contactos, pero solo de directores de marketing?
- ¿O simplemente movimiento en el stand y menciones en redes sociales?
El premio depende del objetivo. Tiene que atraer a tu público objetivo, no a todo el mundo. Si vendes software B2B, el último smartphone atraerá a cualquiera. Un imán mejor, y a menudo más barato, para las personas adecuadas puede ser una suscripción anual a tu producto o una auditoría gratuita.
Paso 2: logística y stand
El sorteo no puede estar en una esquina. Tiene que ser un punto que detenga a la gente en el pasillo. Cuida tres cosas.
- Visibilidad: una pantalla grande, una ruleta con tus colores, buena iluminación.
- Técnica: internet estable, tabletas para el registro, lectores de códigos QR.
- Personas: una azafata o un comercial que invite a jugar por iniciativa propia en lugar de esperar detrás del mostrador.
Paso 3: promoción antes y durante el evento
No cuentes con que los invitados te encuentren solos.
- Antes del evento: anuncia en redes sociales y en la newsletter que en tu stand habrá un concurso. Indica el número del stand.
- Durante el evento: invita a la gente de forma activa, publica stories en directo y pide al organizador que lo mencione desde el escenario.
Paso 4: el sorteo final
Si los premios no se entregan al instante, el final es tu momento. Anúncialo en voz alta un cuarto de hora antes. Reúne a la gente en el stand y coge el micrófono. Graba el anuncio del ganador: te servirá después en tu comunicación.
Legislación y RGPD: aquí es donde más fácil es cometer un error caro
Lee esta parte con atención. Los errores legales pueden acabar en una inspección y una multa. A continuación tienes principios generales, basados en la legislación polaca. Antes de lanzar cualquier acción, consulta la mecánica y las bases con un abogado.
Cuándo un sorteo es un juego de azar
Si el premio depende exclusivamente del azar, el juego puede estar sujeto a la ley de juegos de azar (en Polonia, la ley sobre juegos de azar y apuestas). En ese caso, un sorteo promocional requiere trámites y una autorización.
Por eso, en un evento suele ser mejor organizar un concurso. En él, lo que decide el premio es una tarea, no la suerte. Por ejemplo:
- una respuesta creativa a la pregunta «¿Cómo te ayuda nuestro producto en tu trabajo?»,
- calcular cuántas chapas hay en un tarro,
- montar lo más rápido posible un puzle magnético de la empresa.
Este formato no suele estar sujeto a la normativa sobre juegos de azar. Con mecánicas basadas en la suerte, como la ruleta o los rascas, conviene especialmente comprobar con un abogado cómo plantearlas.
Las bases, sin las que no puedes arrancar
Incluso el concurso más sencillo necesita unas bases. Son las que te protegen en caso de conflicto. Tienen que estar al alcance de cualquier participante, p. ej. en una tableta o en un enlace desde el código QR.
Qué deben incluir las bases del concurso:
- el nombre del concurso y los datos del organizador,
- la duración y el lugar,
- las condiciones de participación: quién puede participar y quién no,
- las reglas y la tarea del concurso,
- la descripción de los premios, su valor y su tributación,
- cómo se eligen los ganadores: composición del jurado y criterios de valoración,
- cómo se anuncian los resultados y se entregan los premios,
- el procedimiento de reclamación.
¿Quieres comprobar que no se te ha escapado nada? Escríbenos y revisaremos contigo la mecánica del concurso antes de arrancar.
Cómo recoger datos de forma legal en un evento
Aquí es donde más se equivocan las empresas. Una tarjeta echada en una pecera no es un consentimiento para marketing. Para tratar datos legalmente y enviar una newsletter necesitas tres cosas.
- Un formulario. Digital o en papel. El participante introduce sus datos él mismo.
- Consentimientos separados. Cada uno con su propia casilla, desmarcada por defecto. «Acepto las bases del concurso» es obligatorio. «Acepto recibir información comercial» tiene que ser voluntario. La participación en el concurso no puede depender de él.
- Una cláusula informativa. Bajo el formulario, indica brevemente quién es el responsable del tratamiento, con qué finalidad recoge los datos y qué derechos tiene el participante. Añade un enlace a la política de privacidad.
Los errores que vemos con más frecuencia
- Reglas demasiado complicadas. Si explicarlas lleva más de medio minuto, la gente se va. Tiene que ser sencillo: rellena, responde, gana.
- Premios flojos. Una taza de la empresa o un descuento simbólico no detienen a nadie. Apuesta por algo que tus invitados de verdad quieran.
- Olvidarse de la ley y el RGPD. Un sorteo sin la autorización necesaria o recoger datos sin consentimientos supone riesgo de responsabilidad y sanciones.
- Falta de promoción. Un concurso del que nadie sabe nada no atraerá a nadie.
- Ningún contacto tras el evento. Los contactos recogidos son solo el principio. Prepara de antemano un correo de agradecimiento y unos cuantos mensajes más que mantengan la relación.
Un sorteo funciona cuando hay un plan detrás
Un sorteo en un evento es una herramienta para captar contactos y generar movimiento en el stand. Funciona cuando tienes un objetivo claro, premios pensados para tu público y una logística eficaz. Y cuando cuidas los trámites.
En lugar de un sorteo puro, organiza un concurso con una tarea. Recoge los consentimientos de forma consciente y por separado. Así tendrás gente en el stand y, en el CRM, contactos con los que puedes trabajar legalmente.
Un sorteo sin estrés por los trámites
Podemos encargarnos nosotros. Preparamos la mecánica y las bases y nos ocupamos de la logística y de las herramientas para recoger los consentimientos. Mira cómo es la organización de concursos a medida o escríbenos y descríbenos tu stand.
