Loteria na evencie: jak przyciągnąć gości i legalnie zebrać leady

Stoisko targowe kosztuje sporo, a goście często tylko przechodzą obok. Zerkają na roll-upy, biorą długopis i ulotkę. Znikają, zanim handlowiec zdąży się przywitać. Zna to prawie każdy wystawca.

W hali pełnej konkurencji o uwagę trzeba zawalczyć. Dobrze pomyślana loteria – a w praktyce konkurs – zatrzymuje ludzi przy stoisku. Daje im powód, żeby podejść, i daje Ci powód, żeby poprosić o kontakt. Pod jednym warunkiem: dane zbierasz legalnie.

W tym wpisie przechodzimy przez cały proces. Od wyboru mechaniki, przez logistykę, po regulamin i RODO. Tę ostatnią część warto potraktować najpoważniej.

Dlaczego loteria na evencie wciąż się sprawdza

Ludzie na targach mają dość ekranów i ulotek. Prosta gra przy stoisku działa, bo coś się w niej dzieje. Konkretnie daje Ci cztery rzeczy.

• Kontakty handlowe. To zwykle cel numer jeden. Nie prosisz o wizytówkę „na sucho”. Dajesz szansę na nagrodę w zamian za dane. Dobrze ustawiony formularz pozwala przy okazji zebrać zgody marketingowe zgodnie z RODO.
• Ruch przy stoisku. Tłum przyciąga kolejnych ludzi. Dźwięk Koła Fortuny, zdrapki czy publiczne losowanie zatrzymują przechodniów. Twój zespół ma wtedy czas, żeby zacząć rozmowę.
• Rozpoznawalność marki. Wygrana i zabawa kojarzą się z Twoim logo. Goście robią zdjęcia i wrzucają je do social mediów.
• Wyróżnienie. Gdy trzy sąsiednie stoiska wyglądają tak samo, ludzie idą tam, gdzie coś się dzieje.

Mechaniki: od akwarium na wizytówki po formularz z kodu QR

Słowo „loteria” obejmuje kilka różnych mechanik. Wybór zależy od celu, budżetu i tego, kogo chcesz przyciągnąć.

1. Akwarium na wizytówki

Gość wrzuca wizytówkę do szklanego naczynia. Pod koniec dnia losujesz zwycięzcę.

• Plusy: bardzo proste, nie wymaga żadnej technologii.
• Minusy: problem z RODO. Wizytówka to dane osobowe, a jej wrzucenie nie oznacza zgody na newsletter. Do tego ktoś musi potem ręcznie przepisać dane do CRM. Tego modelu nie polecamy.

2. Wygrana od ręki: Koło Fortuny i zdrapki

Tu gość od razu wie, czy wygrał. Natychmiastowy wynik działa na ludzi mocniej niż losowanie za kilka godzin.

• Jak to działa: gość wypełnia formularz na tablecie, podaje dane i zaznacza zgody. W zamian kręci kołem albo dostaje zdrapkę.
• Plusy: dużo śmiechu i ruchu przy stoisku. Cieszy nawet mała nagroda, np. rabat czy firmowy gadżet. Dane od razu trafiają do systemu.

3. Konkurs cyfrowy: kod QR i aplikacja eventowa

Gość skanuje kod QR na stoisku. Trafia na stronę przygotowaną pod konkurs.

• Jak to działa: podaje dane, np. służbowy e-mail, i odpowiada na proste pytanie konkursowe.
• Plusy: wszystko dzieje się automatycznie. Dane są czyste i od razu trafiają do CRM albo systemu marketing automation. Zgody RODO zbierasz przez czytelne checkboksy.

4. Konkurs w mediach społecznościowych

Ta mechanika łączy stoisko z tym, co dzieje się online.

• Jak to działa: „Zrób zdjęcie na naszym stoisku, wrzuć je na Instagram albo LinkedIn, oznacz nas i dodaj hasztag wydarzenia. Najlepsze zdjęcie wygrywa”.
• Plusy: zasięgi, aktywność pod postami i treści tworzone przez samych uczestników.
• Minusy: trudniej zebrać twarde kontakty, np. e-maile. To bardziej narzędzie do budowania rozpoznawalności.

Organizacja krok po kroku

Mechanikę masz wybraną. Teraz trzeba ją dowieźć.

Krok 1: cel i nagrody

Zanim zamówisz koło, odpowiedz sobie, co chcesz osiągnąć.

• Dużo kontaktów, bez względu na to, od kogo?
• Mniej kontaktów, ale tylko od dyrektorów marketingu?
• A może po prostu ruch przy stoisku i wzmianki w social mediach?

Od celu zależy nagroda. Ma przyciągać Twoją grupę docelową, a nie wszystkich. Jeśli sprzedajesz oprogramowanie B2B, najnowszy smartfon ściągnie każdego. Lepszym i często tańszym magnesem na właściwe osoby bywa roczny abonament na Twój produkt albo bezpłatny audyt.

Krok 2: logistyka i stoisko

Loteria nie może stać w kącie. Ma być punktem, który zatrzymuje ludzi w przejściu. Zadbaj o trzy rzeczy.

• Widoczność: duży ekran, koło w Twoich barwach, dobre światło.
• Technikę: stabilny internet, tablety do rejestracji, czytniki kodów QR.
• Ludzi: hostessę albo handlowca, który sam zaprasza do gry, a nie czeka za ladą.

Krok 3: promocja przed eventem i w trakcie

Nie licz na to, że goście sami Cię znajdą.

• Przed eventem: napisz w social mediach i w newsletterze, że na Twoim stoisku będzie konkurs. Podaj numer stoiska.
• W trakcie: zapraszaj ludzi aktywnie, pokazuj relacje na żywo, poproś organizatora o wzmiankę ze sceny.

Krok 4: finałowe losowanie

Jeśli nagrody nie są wydawane od ręki, finał jest Twoim momentem. Zapowiedz go głośno kwadrans wcześniej. Zbierz ludzi przy stoisku i weź mikrofon. Nagraj ogłoszenie zwycięzcy – przyda się później w komunikacji.

Prawo i RODO: tu najłatwiej o kosztowny błąd

Tę część przeczytaj uważnie. Błędy w przepisach mogą skończyć się kontrolą i karą finansową. Poniżej są ogólne zasady. Przed startem każdej akcji skonsultuj mechanikę i regulamin z prawnikiem.

Kiedy loteria jest grą losową

Jeśli o wygranej decyduje wyłącznie przypadek, zabawa może podlegać ustawie o grach hazardowych. Loteria promocyjna wymaga wtedy formalności i zezwolenia.

Dlatego na evencie zwykle lepiej zorganizować konkurs. O wygranej decyduje w nim zadanie, a nie sam los. Na przykład:

• kreatywna odpowiedź na pytanie „Jak nasz produkt pomaga Ci w pracy?”,
• oszacowanie, ile kapsli jest w słoiku,
• najszybsze ułożenie firmowych puzzli magnetycznych.

Taka forma zwykle nie podlega przepisom o grach hazardowych. Przy mechanikach losowych, jak koło czy zdrapki, szczególnie warto sprawdzić z prawnikiem, jak je ustawić.

Regulamin, bez którego nie ruszysz

Nawet najprostszy konkurs potrzebuje regulaminu. To on chroni Cię w razie sporu. Musi być dostępny dla każdego uczestnika, np. na tablecie albo pod linkiem z kodu QR.

Co powinien zawierać regulamin konkursu:

• nazwę konkursu i dane organizatora,
• czas trwania i miejsce,
• warunki udziału – kto może wziąć udział, a kto nie,
• zasady i zadanie konkursowe,
• opis nagród, ich wartość i zasady opodatkowania,
• sposób wyłonienia zwycięzców – skład jury i kryteria oceny,
• sposób ogłoszenia wyników i wydania nagród,
• tryb składania reklamacji.

Chcesz sprawdzić, czy niczego nie pominąłeś? Napisz do nas – przejrzymy z Tobą mechanikę konkursu przed startem.

Jak legalnie zbierać dane na evencie

Tu firmy mylą się najczęściej. Wizytówka wrzucona do akwarium nie jest zgodą na marketing. Żeby legalnie przetwarzać dane i wysyłać newsletter, potrzebujesz trzech rzeczy.

• Formularza. Cyfrowego albo papierowego. Uczestnik sam wpisuje dane.
• Osobnych zgód. Każda ma własny checkbox, domyślnie niezaznaczony. „Akceptuję regulamin konkursu” jest obowiązkowy. „Zgadzam się na otrzymywanie informacji handlowych” musi być dobrowolny. Udział w konkursie nie może od niego zależeć.
• Klauzuli informacyjnej. Pod formularzem krótko napisz, kto jest administratorem danych, w jakim celu je zbiera i jakie prawa ma uczestnik. Dodaj link do polityki prywatności.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Zbyt skomplikowane zasady. Jeśli tłumaczenie trwa dłużej niż pół minuty, ludzie odchodzą. Ma być prosto: wypełnij, odpowiedz, wygraj.
• Słabe nagrody. Firmowy kubek albo symboliczny rabat nikogo nie zatrzyma. Postaw na coś, czego Twoi goście naprawdę chcą.
• Pominięcie prawa i RODO. Loteria bez wymaganego zezwolenia albo zbieranie danych bez zgód to ryzyko odpowiedzialności i kar.
• Brak promocji. Konkurs, o którym nikt nie wie, nie przyciągnie ludzi.
• Brak kontaktu po evencie. Zebrane kontakty to dopiero początek. Przygotuj wcześniej maila z podziękowaniem i kilka kolejnych wiadomości, które podtrzymają relację.

Loteria działa, gdy stoi za nią plan

Loteria na evencie to narzędzie do pozyskiwania kontaktów i ruchu przy stoisku. Działa, gdy masz jasny cel, nagrody dobrane do odbiorców i sprawną logistykę. I gdy pilnujesz formalności.

Zamiast czystej loterii zrób konkurs z zadaniem. Zgody zbieraj świadomie i osobno. Wtedy przy stoisku będą ludzie, a w CRM kontakty, z którymi możesz legalnie pracować.

Loteria bez stresu o formalności

Możemy wziąć to na siebie. Przygotujemy mechanikę i regulamin, zajmiemy się logistyką i narzędziami do zbierania zgód. Zobacz, jak wygląda organizacja konkursów na zamówienie, albo napisz do nas i opisz swoje stoisko.